кто рекомендовал вам к нему обратиться. Например: «Иван Иванович, здравствуйте, меня зовут так-то, Ваш номер дал тот-то». Особенно это важно, если вы пишете руководителю, личный номер телефона которого вряд ли есть в свободном доступе, а значит, вы от кого-то его получили.

• Затем сформулируйте вопрос, ответ на который вы хотите получить, после чего спросите: «Удобно ли Вам написать?», или «Есть ли у Вас время и возможность это обсудить? Если да, то ответьте, пожалуйста, когда мы можем с Вами созвониться», или «Могу ли я попросить Вас о личной встрече?» Помните, что серьезные вопросы в переписке не решают.

• В конце письма обязательно поставьте подпись, укажите свою фамилию, имя и должность.

• Обязательно заполните поле «Тема», чтобы в огромном количестве писем ваше сообщение не затерялось.

Раньше в деловой переписке был установлен максимальный срок ответа – три дня. Теперь эти сроки уменьшились, потому что изменилась скорость общения, и сейчас ответ на деловое письмо принято давать в течение суток.

Старайтесь составить текст письма таким образом, чтобы было понятно, что пишет живой человек и это не спам-рассылка. Например, мне часто присылают сообщения такого рода: «Привет, Алла! Хочешь выйти в доход на миллион? Знаешь, что тебе нужно? Меня зовут Наташа, я наставник миллионеров, заплати мне деньги и выбери тариф». Такие формулировки раздражают. Особенно меня выводит из себя то, что в спамах сразу переходят на «ты», не зная ни статуса, ни ранга человека. Обращаться в письме нужно на «Вы», причем желательно по имени и отчеству, иначе с вами могут не захотеть даже начинать общение, не говоря уже о сотрудничестве.

Когда человек сразу переходит на «ты», он мгновенно понижает свой статус. По правилам этикета предложить перейти на «ты» может либо тот, кто выше по рангу или возрасту, либо женщина. Это же касается и цифрового этикета.

Немаловажная особенность – мелодия звонка. Она создает о вас впечатление точно так же, как и ваш внешний вид. Представьте, что перед вами статный мужчина в строгом костюме, который производит впечатление лидера. Вдруг у него звонит телефон, и вы слышите «Ели мясо мужики» группы «Король и Шут» или заглавную тему из «Ми-ми-мишек». Изменится ли ваше впечатление об этом человеке? Уверена, что да. Поэтому я рекомендую установить нейтральную мелодию звонка. Кроме того, на то впечатление, которое производит человек, влияет даже громкость мелодии, потому что многих, например, пугает слишком громкая музыка. Постарайтесь учесть этот момент.

Количество гудков – еще одна маленькая, но важная деталь. Как долго нужно ждать, когда человек, которому вы звоните, поднимет трубку? В правилах этикета есть ответ на этот вопрос: ждите от трех до шести гудков, затем сбрасывайте звонок. И помните: перезвонить должен тот, кто пропустил вызов.

Если вы звоните внутри компании по стационарному телефону, нужно ждать еще меньше: до четырех гудков. Обычно такие телефоны стоят на рабочих столах, чтобы сотрудник мог сразу ответить. Если он не ответил через четыре гудка, значит, его нет на рабочем месте и дольше ждать бессмысленно.

Знакомы ли вам сомнения – обсудить дела по телефону или встретиться лично? Здесь тоже есть свои правила. Надо учитывать, что продолжительность разговора по стационарному телефону внутри компании должна в среднем составлять от полутора до трех минут. Если вы понимаете, что выйдете за эти временные рамки, то предпочтительнее обсудить все вопросы при личной встрече.

Не забывайте, что, позвонив, вы должны обязательно поприветствовать человека, представиться, и только после перейти к общению. Аналогично и когда звонят вам: взяв трубку, в первую очередь выясните, кто звонит.

Часто в деловой сфере практикуются онлайн-встречи. Здесь, как и при общении оффлайн, не стоит забывать о всех четырех составляющих личного впечатления.

Чтобы спокойно подготовиться и провести онлайн-встречу, учитывайте следующие правила:

• Организуя онлайн-встречу, ни в коем случае не опаздывайте. Желательно выходить в эфир на 5–10 минут раньше, чтобы все участники смогли присоединиться.

• Обсуждение рабочих моментов или заготовленную речь следует начать вовремя, чтобы не отвлекаться на добавление участников.

• Обязательное условие: на встрече могут присутствовать только те люди, чье участие согласовано с организатором.

• Соблюдайте заявленный тайминг.

• В начале встречи объявите тему и кратко объясните, о чем пойдет речь.

• Если организатор просит выключить микрофон, это необходимо сделать. Также позаботьтесь о том, чтобы камеры были включены – за исключением тех случаев, когда организатор разрешает их не включать. В случае, когда организатор хочет, чтобы камеры были включены, но у вас нет возможности это сделать, нужно заранее предупредить его об этом и извиниться.

• В том, что касается внешнего вида – соблюдайте все условия делового дресс-кода, причем без исключений. Если на экране вас видно по пояс, это еще не значит, что можно выйти в эфир в домашних шортах – нижняя часть вашего образа в любом случае должна соответствовать верхней.

• Некрасиво выглядит, когда во время онлайн-встречи кто-то из участников пьет чай или что-то жует. Если вы голодны, перекусите заранее, в процессе делового общения это неуместно.

• Настройте свет, позаботьтесь, чтобы он падал вам на лицо. Если свет будет за спиной, то вы окажетесь в тени, на экране появится только ваш темный силуэт.

• Заранее продумайте фон – он должен быть нейтральным. Проверьте, нет ли позади вас детских игрушек, разбросанных вещей и так далее, а иначе участники будут отвлекаться на детали вашего интерьера вместо того, чтобы сосредоточиться на сути вопроса.

Случай из моего опыта: однажды мой собеседник на онлайн-встрече, человек весьма статусный, с помощью специальной программы установил в качестве фона изображение книжных стеллажей. Внезапно у него что-то произошло с интернетом и фон исчез. Вместо него я увидела незаправленную кровать и раскиданные по комнате книги. Это неминуемо повлияло на мое впечатление о человеке: свою статусность в тот момент он слегка растерял.

• Если так вышло, что вы опоздали на встречу, извинитесь или напишите организатору лично в чат. Ни в коем случае не перебивайте человека на онлайн-встрече словами «Ой, извините за опоздание».

• Говорить вы можете только тогда, когда вам дают слово. А если вы сами хотите попросить слова, то для этого есть специальная кнопка. Также можно написать в чате, что хотели бы вступить в диалог.

• Организатор не может уйти раньше времени – он должен со всеми попрощаться и завершить встречу.

Соблюдая эти правила, вы сможете и провести онлайн-встречу, и просто присутствовать на ней, не нарушив этикета.

Теперь перейдем к общению в мессенджерах. Как и когда отвечать на сообщения? Если вам кто-то задал вопрос, нужно ответить в течение пятна-дцати минут либо написать, что вы заняты,