Часто возникает такая проблема, как приступ кашля во время совещания. Что делать? Не следует мучиться и краснеть в попытках подавить кашель, лучший вариант – выйти, откашляться и только потом вернуться обратно.

Форс-мажоры случаются и во время рассадки гостей или участников совещания. Я знаю один случай, когда сложная ситуация возникла при подготовке «круглого стола» с участием президента. Были приглашены представители разных стран, которых принято рассаживать в алфавитном порядке. Вышло так, что рядом должны были оказаться представители двух стран, которые недолюбливают друг друга. Пересадить их никак нельзя. Сотрудники протокольной службы буквально за несколько минут нашли выход: между стульями они поставили большие вазоны с цветами. Таким образом недружелюбно настроенные друг к другу гости формально сидели рядом, но в то же время оказались на приличном расстоянии друг от друга, будучи разделены вазоном. Это пример того, как протокольные службы нередко вынуждены решать очень сложные задачи, когда порой приходится придумывать нестандартные ходы и проявлять недюжинную смекалку, чтобы все прошло идеально.

Если вы знаете правила этикета и заботитесь о том, чтобы они работали в вашем офисе, то все-гда сможете устроить все так, чтобы вашим гостям было комфортно, даже если они между собой враждуют. Главное – суметь вовремя сориентироваться в ситуации.

Цифровой этикет

Мир меняется, люди все больше погружаются в онлайн-пространство. Общение по электронной почте и в мессенджерах, онлайн-конференции – все это неотъемлемая часть деловой жизни. А значит, изучая деловой этикет, также нужно уделить внимание правилам цифрового этикета. Многие правила цифрового этикета связаны с использованием смартфона. Не только новички в деловой сфере, но и руководители со стажем часто совершают ошибки и портят себе репутацию из-за того, что элементарно не выключили телефон, когда это требовалось. Поэтому, пожалуйста, не забывайте выключать телефон во время совещания или важных переговоров.

В некоторых компаниях практикуют такой подход: перед деловыми встречами все оставляют свои телефоны в приемной. Отвлекаться на телефон во время деловых переговоров – значит проявлять неуважение к присутствующим.

Да, разумеется, у вас могут быть неотложные дела. Например, вы ждете срочного звонка и понимаете, что вам могут позвонить во время деловой встречи. Чтобы избежать неловкости, лучше предупредить оппонента, заранее извиниться и сказать, что вам придется, как только поступит звонок, прервать встречу и выйти переговорить. Еще один вариант: если это возможно, предупредите того, кто должен вам позвонить, что вы будете заняты и перезвоните, как только появится возможность.

Готовясь к встрече, многие записывают тезисы в телефон. Я советую отказаться от этой идеи и перенести тезисы в блокнот. Наш мозг воспринимает человека, который смотрит в экран смартфона, как не участвующего в общении с нами. Поэтому, если вы будете читать тезисы с телефона, ваши слушатели, даже если вы их заранее предупредите об этом, на подсознательном уровне будут воспринимать вас как человека, который занят посторонними делами, например, общается с кем-то в социальных сетях.

Вместо смарфтона лучше пользоваться большим планшетом, чтобы все понимали, что вы там не картинки в ВК смотрите. Но записи на бумаге остаются универсальным вариантом и для тезисов, и для заметок.

В случае, если вы все же сделали заметки в телефоне, обязательно предупредите об этом присутствующих. А если у вас нет заметок, то телефон лучше выключить. Даже если бизнес-встреча происходит не в переговорной, а, к примеру, в ресторане, можно положить телефон на стол только в том случае, если вы заранее согласовали этот момент с оппонентом. Блокнот и ручку в данной ситуации тоже не стоит класть на стол.

Иногда бывает необходимо записать разговор на диктофон, но здесь в первую очередь нужно вспомнить о личных границах человека. Обязательно спросите собеседника, не будет ли он возражать. Это уже не просто правило этикета – вы несете юридическую ответственность за данное действие.

Следующий момент: вы решили позвонить или написать человеку, которого недостаточно хорошо знаете. Это можно делать только в рабочее время, но не раньше половины десятого утра, идеальный вариант – с десяти до пяти. Исключение только одно: если человек, с которым вы хотите связаться, сам разрешил вам звонить в любое время или, например, до десяти вечера – в этом случае просто следуйте договоренности.

Помню, как один студент сказал: «Наш педагог разрешила писать ей в любое время, потому что у нас часто случается что-то непредвиденное, а впереди мероприятие, и приходится вставать в семь утра, чтобы срочно все решить. Поэтому мы всегда на связи». Это пример деловых отношений, когда границы стерты. Но подобное, скорее, исключение, чем типичная ситуация. У всех разные рабочие графики, различные задачи. К тому же рабочее время у разных людей может отличаться, и это тоже необходимо учитывать.

Тем же правилам необходимо следовать, и отправляя сообщения. Если вы позвонили человеку, и он не ответил, то вполне допустимо написать ему, тем более если вы делаете это в первый раз. В сообщении следует представиться и спросить, когда удобно позвонить.

В деловой среде, так же как и в светской, работает правило: перезванивает тот, кто пропустил звонок. Если вам срочно нужно поговорить, перезвоните сразу же. А если человек не отвечает – сколько раз ему можно перезвонить? Максимум – четыре раза. Причем перерыв между первым и вторым звонком должен быть не менее десяти минут. Если человек и после этого не ответил, а он нужен срочно, то напишите СМС, где сообщите о необходимости разговора. Третий раз перезвонить можно через час-два после второго звонка, и в последний раз – спустя еще два часа. Больше четырех раз звонить не надо.

Если, несмотря на все усилия с вашей стороны, человек не выходит на связь, это уже вопрос к нему, насколько он знает правила этикета и умеет им следовать, потому что такое поведение говорит о невоспитанности. Но не всегда нужно делать поспешные выводы: ведь человек может быть очень занят или у него что-то случилось. Вполне возможно, что он вам все-таки перезвонит.

Сейчас у всех нас есть возможность совершать видеозвонки, но имейте в виду, что звонить по видеосвязи можно только тогда, когда вы заранее предупредили человека и получили его согласие.

Если вы впервые выходите на контакт с человеком, то важно правильно начать деловое общение. Нет возможности позвонить? Тогда постарайтесь грамотно представиться в электронном письме или сообщении.

Чтобы правильно составить деловое письмо, учтите, что это действие включает несколько этапов:

• В первую очередь нужно обратиться к адресату по имени и отчеству и обязательно поприветствовать его.

• Второй шаг: напишите,